Guardar todos os XMLs recebidos é uma obrigação fiscal, mas não basta apenas receber essas notas. O processo deve ir além, é necessário: validar, consultar o status do documento na Sefaz e escriturar todas as NFe’s na Declaração do SPED.
Problemas que podem ocorrer na Declaração do SPED
Após o lançamento da nota fiscal e geração do Sped Fiscal ainda é possível que seu fornecedor cancele essa nota. Isso faz com que os valores informados no SPED fiquem diferentes das informações contidas nos XML da NFe autorizada.
Possibilidades de Fraudes
Não ter o controle sobre quais notas foram emitidas contra o seu CNPJ permite que ele seja usado para fraudes. Pode ser que estejam usando o seu CNPJ para emitir notas e você nem saiba.
Multas
Os Fiscos Estaduais podem notificar empresas por não escriturarem nos SPEDs as chaves de acesso de NFes recebidas. Além disso, a não escrituração da nota pode fazer com que empresas façam uso de crédito indevidos (crédito de uma NFe que foi cancelada pelo emitente), portanto, somente armazenar o XML não é o suficiente.
Observem a Legislação:
V – infrações relativas a livros fiscais, contábeis e registros magnéticos: (Redação dada ao “caput” do inciso pelo Decreto 55.437, de 17-02-2010; DOE 18-02-2010; Efeitos a partir de 23-12-2009)
a) falta de escrituração de documento relativo à entrada de mercadoria no estabelecimento ou à aquisição de sua propriedade ou, ainda, ao recebimento de serviço, quando já escrituradas as operações ou prestações do período a que se referirem – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante no documento;
b) falta de escrituração de documento relativo à entrada de mercadoria, à aquisição de sua propriedade ou à utilização de serviço praticada por estabelecimento enquadrado no regime de estimativa ou por estabelecimento enquadrado em regime tributário simplificado atribuído à microempresa ou empresa de pequeno porte, com o objetivo de ocultar o seu movimento real, quando já escrituradas as operações ou prestações do período a que se referirem – multa equivalente a 50% (cinqüenta por cento) do valor da operação ou prestação constante no documento;
A Gamasoft oferta uma solução que permite:
1) Auditar a declaração do SPED aonde é possível comparar os arquivos XMLs recebidos x XMLs existentes na base do Sefaz, gerando um relatório de inconsistência. Dessa forma caso ocorram inconsistências entre as informações é possível realizar a correção antes do envio da declaração ao governo;
2) Capturar 100% dos XMLs emitidos contra seus CNPJs;
3) Comparar o status dos XMLs (aprovados x cancelados).
